バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは?|その特徴とメリット・デメリット

今回はバーチャルオフィスの特徴とバーチャルオフィスを利用すると、どのようなメリットとデメリットがあるのかをご紹介します。

バーチャルオフィスには実際の事務所スペースはありませんが、バーチャルオフィスの住所を使って法人登記をすることができます。

一言でいえば、バーチャルオフィスとは、「事務所用の住所を貸し出すサービス」です。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想の事務所のことで、事務所用の住所を貸し出すサービスです。

住所の貸し出しだけですので実際の事務所スペースはありません。

したがって、実際に業務(仕事)をおこなうためのスペースは別途に用意する必要があります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違いとは?

バーチャルオフィスはレンタルオフィスと間違われることがありますが、両者はまったく別のサービスです。

レンタルオフィスはバーチャルオフィスとは違って実際の事務所スペースを貸し出すサービスであり、机や椅子などの備品や通信環境も整備されています。

バーチャルオフィスでは銀行の法人口座開設や社会保険加入も可能

バーチャルオフィスであっても、事業上の住所として利用し、銀行で法人口座を開設することや社会保険に加入することも可能です。

ただし、銀行によってはバーチャルオフィスの住所では口座が開設できないケースもあるため、銀行に対する事前の確認が必要です。

バーチャルオフィスのサービス内容

住所を貸し出す以外にもバーチャルオフィスでは様々なサービスを提供しています。

多くのバーチャルオフィスにあるサービスとして、次のようなサービスが挙げられます。

郵便物の転送

事業をおこなっていれば郵便物のやりとりが必ず発生します。バーチャルオフィスの住所宛に届く郵便物は、バーチャルオフィスが受け取り、転送してくれます。

郵便物転送の頻度や手数料、郵送料などはバーチャルオフィスによって異なります。

電話番号・転送・代行

会社には問い合わせのための電話番号が必要です。

昨今では、日常の業務はかけ放題の携帯電話を使うことが多いですが、固定電話の番号があるかどうかで企業イメージや信用が異なります。

そこで、バーチャルオフィスには固定電話のサービスがあり、その固定電話から携帯への自動転送や電話受付の代行サービスをしてもらえます。

会議室について

クライアントが打ち合わせのために、会社の住所に来社することがありますよね。

そのようなときのために、多くのバーチャルオフィスでは会議室を備えています。

会議室のサイズや備品、利用料金など、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

法人登記代行

バーチャルオフィス利用者のほとんどは法人登記を目的にしています。

そのため、法人登記の代行をしているバーチャルオフィスがあります。

バーチャルオフィスの契約と同時に法人登記を進めることができるため、便利なサービスといえます。

経理のサポート

経理のサポートを提供しているバーチャルオフィスがあります。

このサービスを利用すれば、バーチャルオフィスが提携している税理士と顧問契約を結ぶことができるため、わずらわしい会計業務を外注して、本業に専念することが出来ます。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの利用には、次にあげる4つのメリットが挙げられます。

コスト(固定費)を削減できる

バーチャルオフィスを利用することで、事務所費用を大幅に削減できます。

賃貸事務所では家賃のほかに敷金や礼金、保証金がありますが、バーチャルオフィスには敷金や礼金はなく、必要な費用は少額の入会金と保証金や月額利用料です。

短期間でオフィスを借りられる

バーチャルオフィスはすぐに契約することができ、最短で即日から住所を利用することができるため短期間で事業をスタートさせることができます。

仮に、実際に事務所を借りる場合には、多くの場合、手続きだけでも数週間の時間がかかってしまいます。

都心の住所を利用できる

都心にあるバーチャルオフィスを利用すれば、東京であれば丸の内、大手町、銀座、六本木といった都心の一等地の住所を、会社の住所にすることができます。

実際に事務所を借りれば高額となる人気エリアの住所を安価で利用して、会社のイメージアップを図ることが可能です。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスにはデメリットもあります。

バーチャルオフィスの利用を検討する際には事業に問題が生じることがないように、デメリットを事前に確認しておく必要があります。

開業要件を満たさないケースがある

一部の業種においては、バーチャルオフィスでは開業要件を満たさないことがあるので注意が必要です。

たとえば、弁護士や税理士、有料職業紹介業などは専用スペースが必要とされますので、バーチャルオフィスでは開業できません。

Web検索によりバーチャルオフィスであることがバレてしまう

住所をWebで検索してみれば、バーチャルオフィスであることはすぐに分かります。

バーチャルオフィスを利用すること自体は悪いことではありませんが、犯罪に利用されているといった負のイメージを抱く人がいるのも事実です。

バーチャルオフィスの利用に向いている業種

バーチャルオフィスのメリット・デメリットを考慮すると、次にあげる業種はバーチャルオフィスの利用が向いているといえるでしょう。

Web関連

WebデザイナーやWebエンジニアなど、Web関連の仕事をフリーでしている方は、業務で使うパソコンや周辺機器を自宅に整備しています。

そのため、法人登記のために住所が必要なのであれば、バーチャルオフィスを利用するとよいでしょう。

製造や販売関連

製造や販売関連でも、バーチャルオフィスの利用が向いているケースがあります。

雑貨や服飾などを自宅で製造してオンラインで販売している場合には、バーチャルオフィスを利用することで本社や支店などの拠点を開設することができます。

出張ビジネス

整体師やインストラクターなど、出張先でサービスを提供する出張ビジネスでもバーチャルオフィスがよく利用されています。

事務所スペースは必要なくても自宅を事業所の住所としてしまうと、利用者が自宅に訪ねて来る可能性があるためです。

バーチャルオフィスの利用に向いていない業種

バーチャルオフィスの利用に向いていない業種としてあげられるのは、開業や登録に事務所要件がある業種です。

士業

弁護士、税理士、会計士、行政書士など、士業で開業するためには事務所の届け出が必要です。

事務所の要件として、個人情報などに対する守秘義務が守れる事務所であることが要件となるため、バーチャルオフィスでの開業は難しいです。

金融商品を取り扱う業種

金融商品取引業者の代表的なものは証券会社です。

また、投資助言・代理業や投資運用業も金融商品取引業者にあたり、個人事業主として開業している方もいます。

これらの業種は財務局で金融商品取引業者の登録をしますが、バーチャルオフィスでは営業所として認められないようです。

不動産業

不動産業を開業するための要件は、宅地建物取引業法によって定められており、事務所を構えることが条件になっています。

事務所は、専用の出入り口があることが要件になっているので、バーチャルオフィスでは開業することができません。

まとめ

先行き不透明な世の中ですので開業や独立するにあたって、最初は固定費は極力おさえるようにしたいものです。

売上や利益がコンスタントに見込めるようになったら、節税対策としてリアル事務所を構えるのはアリだと思います。

ただ、新型コロナ禍リモートワークが普及(定着)してきていますので、上記のようなリアル事務所が必須以外の業種で開業する場合には、見栄を張らずに自宅事務所+バーチャルオフィスを有効活用することをおススメします。

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